Sette opp en hjem arkivsystem

June 9

Sette opp en hjem arkivsystem

Arkivskap og bokser

Starte et hjem arkivsystem når viktige dokumenter, for eksempel regninger, forretningskorrespondanse, forsikring, medisinske rapporter og skatt papirer begynner å stable. Tildele et sted for innlevering. Dette kan være hjemmekontoret, garasje, en gnist soveværelset eller en ekstra skap. Innlevering plasseringen kan bestå av arkivering kabinettene, hyller eller boksene. Du kan velge en blanding av systemer å bruke for filer. Miksing office desk arkivskap, vil innebygde bokhyller med hyller og lagring skuffer eller ren arkiverer esker gir deg flere alternativer for sortering og lagring av filer.

Filen i nærheten papirer som du må komme til regelmessig. Bruk office arkivskap eller skuffer med innlevering skillevegger for å lagre papirer du trenger til stadig. For alt du trenger for journalføring for fremtidige behov, slik som mulig skatt revisjoner eller backtrack siste poster, kan du bruke lagring eller -esker. Plast lagring skuffer og innlevering boksene som du kan merke kan holde papirer intakt i årene som kommer.

For å holde forsikringspoliser, bruk fødselsattester, trygdekort, ekteskap lisenser, immigrasjonspapirer, testamenter og bankinformasjon, en brannsikker eller bankboks.

Innlevering mapper, permer og konvolutter

Organisere filer ved hjelp av innlevering mapper og konvolutter. Du kan bruke forskjellige farger av mapper til å skille hver fil, eller du kan velge mapper med flere skillevegger. Det er også våren bindemidler som du kan bruke til å kompilere ting. Bruk konvolutter filen elementer som du skal forsegle. Det er konvolutter med samme størrelse som juridiske papirer som har sub skillevegger som du kan merke. For eksempel ville en innlevering konvolutt å holde garantier for husholdningsapparater ha flere dividers med hver kategori merket for hver enhet. En mappe med flere skillevegger for regninger kan ha 12 kategoriene tilsvarer 12 måneder i året. Label hver måned separat.

Du kan bruke klistremerker, merking maskin eller markører for å skrive etiketter. Du kan også skrive inn etikettene på et hvitt papir, skjær dem i mindre deler og bruke en gjennomsiktig tape for å følge dem i mapper eller konvolutter, eller du kan bruke limet for å feste papiret til mappene.

Datafiler

Filer ikke bare kommer i papirskjemaer eller papirkopier, men kan også komme i elektroniske skjemaer. Disse elektroniske filer er hva du holder på datamaskinen. Organisere filene på datamaskinen ved å opprette forskjellige mapper som ville tjene ulike formål. Når du avmerke filene, sorterer datamaskinen normalt dem alfabetisk. Du kan velge for å merke dem med datoer eller navn. Du kan også opprette undermapper i hver hovedavdeling brosjyre, som angir ulike fag, måneder eller år. Beskytt filene dine elektronisk ved å opprette passord for hver mappe du oppretter. Begrens deling passord til noen medlemmer av familien som trenger å få tilgang til filene. Dette betyr, ikke dele passord med barn for de kan ved et uhell sletter filer eller, enda verre, mister passordene som kan ende opp i feil hender. Installere en brannmur og legge kryptering for å hindre at hackere kan stjele viktig informasjon fra filene på datamaskinen.

Sikkerhetskopiering av filer

Det er viktig å lage duplikater eller kopier av viktige filer, spesielt de som du holder i en bankboks. På denne måten kan du beholde opprinnelige kopierer trygt og sikkert, mens duplikater kan bo i nærheten i tilfelle umiddelbare behov at du sjekke dem oppstår. Bruk en glimtet kjøre, CD eller ekstern hard kjøre for å sikkerhetskopiere filene på datamaskinen. Hvis du foretrekker kan du skanne viktige dokumenter og laste dem på datamaskinen, deretter kopiere dokumenter på en backup-enhet, for eksempel en CD eller flash-enhet.