Hjem Filing System organisasjon Tips

September 25

Papirer er en vanskelig lagring og organisatoriske utfordring. Skap rangeres foran selv klær skap, kjøkken og garasjer som knop kaos i hjemmet. Dette er fordi så mange papir kommer inn i våre liv hver dag, og vi må bestemme hva de skal gjøre med dem alle. Selv om mange er bare søppel å bli forkastet (en oppgave i seg selv), andre har lagret for referanse eller bruke senere. Å ha et arkivsystem er viktig å holde opp med virksomheten til moderne liv.

Definere en arbeidsplass

Første skritt for å få papirer under kontroll er å sette dem på ett sted, enten det er en post stasjon nær døren, skrivebordet eller et kontor på kjøkkenet. Unngå strewing papirer over hele huset. Hvis du ikke har tid til å håndtere papirarbeid umiddelbart, dvs fin, men har en hylle for innkommende dokumenter og dumpe alt det for å håndtere senere. Måten ingenting går tapt.

Ideelt sett papirarbeid stedet bør ha lett tilgang til de andre verktøyene av handelen innlevering: en søppelkassen, kalender og stedet du lagrer filene dine, enten det er et skap, hyller, kurver eller en skuff i et skrivebord. Enkel tilgang til dine filer er viktig - du ikke vil bruke dem hvis de ligger bak vinterfrakk i en mørk skapet. Og en hyggelig, godt opplyste arbeidsområdet vil gjøre deg mer villig til å bruke tid der gjør de nødvendige oppgavene.

Arkivsystem

Lagringssystemet bør være så klar og enkel at alle kan åpne den opp og finne det de trengte det. Dette er ikke stedet å være Avmystifisering. Mange opplever at en merking maskin endringer holdning til innlevering. De utskrevne etikettene på mapper ser så offisielle og ryddig at de finner de elsker å gjøre nye fil-mapper, og filene er enklere å bruke fordi etikettene blir så lett å lese.

Om filmapper skal i forskjellige farger og mønstre og om filen kategoriene bør endre posisjon er saker om personlig preferanse. Vanligvis skjønt, er en rett alfabetisk sortering av hovedkategorier bedre enn å ha store kategorier med underkategorier i dem, fordi det er lettere å huske én kategori enn to.

Hver person må forskjellige filer, men noen typiske filmapper i mange hjem filsystemer er: Bank, bil, katt (eller andre kjæledyr), kredittkort (inkluderer kopier av dine kort, foran og bak, PINs, avtaler), kreditt-rapporter, gjeld (papirene du registrerer for ulike lån), hjem kjøp, forsikring, instruksjoner og garantier (for alle apparater), Kids (for hva du vil lagre) , Medlemskap (info fra organisasjoner du tilhører), medisinsk, militære, foreldre, passord, personlige papirer, pensjon (info om alle dine planer), bankboks (en liste over hva som er i boksen og hvor du finner nøkkelen), avgifter, reise og vilje.

For skatt dokumenter

Mennesker som er selvstendig næringsdrivende og har massevis av skatt papirer må en trekkspill-fil med flere rom. Merke hvert kammer til en annen kategori av papir: Utility regninger, medisinske regninger, veldedige bidrag, inntjening uttalelser fra kunder og kvitteringer på gjenstander som fradragsberettiget. Lagre hvert papir i den aktuelle lommen. Etter skatt tid, avisene allerede er organisert, gjør det enklere å arbeide med skatter. Når skatt er ferdig, legger kopiene av avkastning i trekkspill-filen, skriv året på utsiden og lagre hele filen med andre skatt dokumentene. Du bør holde skatt dokumenter i 6 år, så når du legger til den nye filen foran linjen, makulere den eldste i ryggen.