Grunnleggende fil organisasjon teknikker

February 1

Grunnleggende fil organisasjon teknikker

Opprettholde et organisert filsystem hjemme gir deg mer tid, penger og mindre stress, for ikke å nevne mer levende plass. Mens effektiv organisering kommer naturlig for noen få heldige, må resten stole på læring grunnleggende innlevering teknikker og vaner som å holde rot og disorganization i sjakk.

Redusere papir belastning

Før du begynner innlevering, redusere organisere må du gjøre ved å bli kvitt unødvendige dokumenter. Plassere alle papirene-alle dokumentet og utstoppede brosjyre - i en stor haug (eller flere hauger, hvis nødvendig). Gå gjennom og Luke ut dokumenter du ikke lenger trenger. Hvis du er i tvil, bli kvitt den. Bruk en stor boks eller bag så du kanne filler eller resirkulere papiret. Når du går gjennom disse dokumentene, bestemme hva du skal gjøre med hver enkelt. Hvis du ikke kvitte seg med et dokument, kan du sende det umiddelbart.

Unngå hauger - filen umiddelbart

Sette dokumenter i en "å være arkivert" eller "diverse" stakken bare resultater i en voksende haug av dokumenter. Filen dokumenter umiddelbart. Hvis du ikke har en passende filmappe for et dokument, kan du opprette en ny. Har alltid materialer til å opprette en ny filmappe. Ellers kan du ende opp stabling dokumenter for annen gang når du har innlevering forsyninger.

Utforme et System

Sett alle uerstattelige dokumenter, for eksempel et boliglån, i en safe. Ikke Oppbevar dem med resten av dokumentene. Basert på hvilke dokumenter du vil filen, opprette lagringssystem med hode og underkategorier. Du kan for eksempel ha en "økonomi" mappe med subdividers merket "Kontroller", "sparing," "lån" og "safe". Filen innskudd skal ha en liste over hvilke dokumenter er lagret der.

Når du har samlet filene, velge hvordan du vil ordne dem i din fil skuff. Den vanligste metoden er tagger kategorien hodet. Også vurdere ordne filene av hvor ofte du bruker dem.. Dette tillater deg å fullføre daglige filen raskere.

Delt filsystem

Vurder å opprette et filsystem som har forskjellige hjem. Holde en "handling"-mappen på et lett tilgjengelig skrivebord og regninger og andre dokumenter som krever svar her. Hjem Fellesfiler (kredittkort og bankkontoer og skatteinformasjon, for eksempel) bor i ditt innlevering skuff. Lagrer arkivering elementene som medisinske poster og kopier av juridiske dokumenter i et eget sted kan du raskere tilgang til ofte brukte filer.

Redusere innlevering behov

Kutte ned på papiret lar deg mer tid og er en mer miljøvennlig bærekraftig måte å leve. Bruke e-post via brevpost og telefakser. Bytt til papirløs fakturering for mobiltelefoner, kontoutskrifter og andre poster. Kontoinformasjon på Web er vanligvis svært sikre og allerede organisert for deg. Lese elektroniske aviser og blader i stedet for trykte versjonen. Vurdere skanne dokumenter og lagre dem digitalt. Dette fører til enklere informasjonshenting også. Diskriminere hvilke dokumenter du skriver ut.